Reunião de aniversário no Parque Estadual de Jardinagem de Würzburg na Alemanha, durante a Mostra Anual de Jardinagem de 2018
O significado deste evento
O Karmannfreunde Bayern e.V. foi fundado há 10 anos por um grupo de amantes do Karmann Ghia do estado alemão da Bavária (“e.V.” quer dizer eingetragener Verein – clube registrado). E tinha chegado a hora de celebrar esses 10 anos de existência. Na Alemanha, existem muitos grupos de interesse ou clubes tipo ação entre amigos, mas, atualmente, como uma associação registrada dedicada ao carro existe apenas o Karmannfreunde Bayern e.V.
Por falar em comemoração, por coincidência, uma reunião de VW SP2 estava marcada para 2018, então apenas foi dado um jeito de colocar as duas reuniões juntas (inicialmente ninguém percebeu ou questionou isso).
Por que VW SP2 e VW Karmann Ghia juntos em uma reunião
A razão disto é muito simples: não há muitos VW SP2 na Europa e possivelmente uma reunião somente de VW SP2 não seria tão interessante para os visitantes.
A mistura VW SP2 e VW Karmann Ghia torna a visita do encontro interessante para muitos. O VW Karmann Ghia é conhecido por muitos desde a sua juventude, já o VW SP2 é “algo novo e exótico” na Alemanha (atualmente ocorre um “boom” na importação de VW SP2 para a Alemanha). Alguns membros do Karmannfreunde Bayern têm um total de seis VW SP2. Estes proprietários têm um VW Karmann Ghia e um VW SP2. Daí surgiu a ideia de juntar os dois tipos de veículos em um só evento.
Ninguém tinha feito isto antes e esta alternativa atendeu à tendência de inovação do Karmannfreunde Bayern e do gosto por experimentar coisas novas. O sucesso deste evento provou que a escolha estava correta. O público visitante, os participantes do evento e a VW Classic (setor da VAG – Volkswagen Aktiengesellschaft – Alemanha – que trata de carros clássicos) ficaram entusiasmados com a reunião e com esta ideia.
Por que realizar o evento no Parque Estadual da Jardinagem de Würzburg?
Esclarecimento sobre o Parque Estadual de Jardinagem de Wurzburg: ele promove eventos anuais ligados ao verde, flores, folhagens, enfim uma festa do verde, na forma de um parque temático. Estes eventos são chamados de Landesgartenschau – Mostra Nacional de Jardinagem, que em sua edição de 2018 iniciou em 12 de abril e vai até 7 de outubro. Durante este tempo são realizados vários eventos especiais que utilizam as instalações do parque complementando e enriquecendo as atividades rotineiras da mostra. Como é o caso deste evento que estamos descrevendo nesta matéria.
Este Parque Estadual cobra entradas – portanto bons eventos paralelos incrementam os ganhos. Ele possui uma grande área gramada dedicada à diferentes formas de eventos, que no caso do Karmannfreunde Bayern foi usada para estacionar os carros participantes do evento. A área deste parque outrora foi usada por uma base da força de ocupação americana, que ganhou uma nova destinação numa localização central na cidade de Würzburg.
Voltando às razões de realizar o evento neste Parque Estadual:
• Neste Parque Estadual existe tudo que é necessário para o evento, e existe lugar suficiente para estacionar os carros.
• O parque possui instalações sanitárias suficientes e bem distribuídas.
• Existe suficiente oferta de catering na forma de várias empresas, que fornecem alimentos e bebidas a vários grandes restaurantes, e que também trabalham no Parque Estadual.
• Com a colaboração com a administração do Parque Estadual, o evento passou a contar com o apoio de um parceiro profissional, em contrapartida o pessoal do Karmannfreunde Bayern divulgou o Parque Estadual juntamente com o seu evento, chamando mais visitantes para o parque.
• Ao procurar patrocinadores e parceiros, a tarefa fica mais fácil com um parceiro de renome. O Parque Estadual é bem conhecido, muito popular e respeitado.
• Não foi cobrado aluguel, taxas etc., e foi permitido usar o equipamento existente (palco, etc.) gratuitamente.
• Würzburg tem uma localização muito central na Alemanha e é facilmente acessível a muitos interessados
• Würzburg é uma cidade linda e histórica que também vale a pena ser visitada
• Ao ser apresentada a ideia do encontro aos gestores do Parque Estadual, estes ficaram imediatamente entusiasmados e logo se dispuseram a colaborar com o Karmannfreunde Bayern.
Então o clube definiu um “Orgateam”, um time de organização do evento que imediatamente assumiu os trabalhos. A primeira reunião de organização do evento ocorreu em março de 2017 e, como vários dos membros da Orgateam trabalham em coordenação de projetos, a tarefa de preparação do evento não foi difícil para eles. Ao longo dos 15 meses as reuniões de equipe foram registradas por escrito em cronogramas e atas de reunião. A vantagem era que os membros do Orgateam trabalhavam em uma ampla variedade de profissões, então todos tinham conhecimentos e habilidades diferentes que cobriam as necessidades do evento. Os seguintes membros do Karmannfreunde Bayern e.V. compuseram o Orgateam: Michael Mösinger, Udo Beil, Petra Lang, Peter Lang, Peter Schiefele, Sebastian Heinz, Jürgen Barthel, Jörg Hausmann, Werner Artinger, Martin Heinrich e Bernd Müller.
Trabalho de preparação do evento
Como vimos, os trabalhos de preparação do evento levaram 15 meses. A harmonia entre os membros do Orgateam foi muito grande, praticamente tudo foi decidido de pleno acordo. Todos tinham o mesmo objetivo que era organizar um evento de tal forma que aqueles que investiram tempo e dinheiro para participar do evento, no seu final, dissessem que valeu à pena terem vindo.
Ao invés de fazer a propaganda do evento com folhetos (flyers), como é a forma usual, foi feito um vídeo profissional para a divulgação do evento:
https://youtu.be/psuV7z2xzHI
Por coincidência, um membro do Orgateam fez contato de uma personalidade política conhecida com o clube, e este acabou aceitando de bom grado ser o patrono do evento. E aí, com um político como patrono, a organização da Mostra Nacional de Jardinagem de 2018 como parceira e um vídeo profissional de divulgação, o pessoal partiu para a busca de patrocinadores.
Outra coincidência muito favorável foi o fato do Michael Mösinger, membro do Orgateam ( e meu contato com este clube), ter bons contatos com o “VW Classic” que é um setor da Volkswagen alemã dedicado ao trato de automóveis clássicos. Este se mostrou um parceiro fantástico e logo reparou na maneira profissional como o evento estava sendo preparado. Resultado: seriam enviados cinco protótipos muito raros do seu acervo; além de serem dados outros tipos de apoio para o evento. As promessas do “VW Classic” foram totalmente atendidas e até excedidas.
As solicitações de apoio feitas a muitas empresas foram bem-sucedidas e uma grande ajuda foi recebida, e, portanto, as sacolas de brindes dos participantes do evento puderam ser recheadas com uma boa quantidade de brindes de boa qualidade.
Mais uma coincidência: o setor de Marketing da Volkswagen AG tinha recém terminado mais uma edição do Lookbook, neste caso o “Lookbook No. 3 Volkswagen Artwork”, que é uma coletânea de trabalhos de arte de inspiração VW, no caso da autoria do designer Klaus Trommer. Ele desenhou gráficos em torno de Volkswagens históricos como Fusca, Kombi, GTI e Karmann Ghia, etc. e ele também concebeu o Lookbook. Sua linguagem colorida e animada parece conclamar os fãs da Volkswagen: “Divirtam-se com seus carros!”
É uma coleção de 180 gráficos e fotos que a “Volkswagen Zubehör GmbH” (Volkswagen Acessórios Ltda) oferece aos seus parceiros de merchandising com sugestões e diretrizes sobre o design de produtos; para, por exemplo, possíveis desenhos de camisetas ou inspirações para embalagem. A “VW Zubehör GmbH” é responsável pelo licenciamento de seus parceiros, que por sua vez criam produtos da grife VW, com chancela oficial. Pois então, o Hauke Wilkens do setor de marketing da Volkswagen AG cedeu uma linda seleção de 20 obras de arte deste Lookbook para que fossem expostos no evento!
As tarefas de preparação do evento foram divididas entre membros do Orgateam de acordo com as competências profissionais de cada um. Assim os contatos com as autoridades para a solicitação das diversas licenças foram feitos por um funcionário público que conhece o jargão de seus colegas; nisto uma das tarefas mais espinhosas foi coordenar todas as repartições envolvidas com as permissões e o suporte para o grande passeio em comboio de 55 quilômetros pelas redondezas de Würzburg. Um membro do Orgateam foi definido como contato com o Parque Estadual e todas as comunicações com esta entidade passaram por ele. Outro assumiu a confecção dos troféus, todos executados em trabalho manual.
A execução do vídeo foi feita por um membro do clube especializado em mixagem de vídeo e de áudio, a curiosidade aqui é que o fundo musical foi especialmente composto para este vídeo. Os contatos com a Volkswagen e com patrocinadores foram concentrados em outro colega. Muitos trabalhos de rotina, como elaboração e manutenção da lista de inscritos, preparação do roteiro do evento, treinamento dos voluntários, etc. foram sendo automaticamente assumidas e resolvidos por membros do Orgateam, de tal forma que tudo foi sendo equacionado e resolvido, uma carga adicional para todos, pois todos tinham seus afazeres profissionais também.
O evento
O evento foi realizado em 7 e 8 de julho de 2018. Os membros da Karmannfreunde Bayern e.V. chegaram a Würzburg já na sexta-feira, dia 6; e se encontraram no hotel que foi alugado para o evento e que passou a ser o Quartel-General do clube.
O planejamento previa 120 veículos com 4 vagas de reserva que foram rapidamente ocupadas. Afinal de contas tinha sido feita uma grande divulgação e a Europa inteira estava ciente sobre o evento.
Depois de uma contagem regressiva feita à moda alemã com um calendário de advento on-line, no qual se podia abrir uma porta por dia, no dia 27 de dezembro foi aberta a última portinha que liberou as inscrições para o evento. Este calendário de advento customizado para esta ocasião pode ser visto neste link
Em apenas três semanas as inscrições se esgotaram. Inacreditável, um sucesso maluco!
E isto embora não tivesse sido revelado nada sobre os protótipos que a VW Classic iria trazer, mas este chamariz adicional não foi necessário para incrementar a demanda que foi muito boa. Os protótipos e o grande apoio do VW Classic foram uma surpresa adicional para os participantes e que era visível, através das raridades expostas, ao se chegar no evento. A VW Classic, além de trazer os carros, delegou quatro de seus funcionários para darem as informações necessárias para o público sobre os protótipos que foram expostos no evento.
Relação dos carros participantes:
109 Karmann Ghia, 2 Karmann Ghia TC, 13 VW SP2 (mais dois fora da área)
Dentre outros é de ressaltar a participação dos seguintes protótipos:
Protótipo Karmann Ghia tipo 14 de 1953 (primeiro estudo deste tipo de carro)
Protótipo Karmann Ghia tipo 34 TL hatchback
Protótipo Karmann Ghia tipo 34 conversível (feito pela Karmann)
Protótipo Karmann Ghia tipo 34 convertido para conversível pela Lorenz
Protótipo Karmann Ghia tipo 34 convertido para conversível – conversão caseira alemã
Protótipo Karmann Ghia tipo 34 convertido para conversível – conversão caseira francesa
Havia outra conversão caseira do Karmann Ghia tipo 34 fora da área do evento.
Os participantes vieram da Alemanha, Áustria, Suíça, França, Holanda, Bélgica, Dinamarca, Grã-Bretanha e Escócia.
Preparativos na sexta-feira, dia 6 de julho de 2018
Na sexta-feira, os preparativos para o encontro foram realizados como planejado pelo Orgateam, pela equipe juntamente com voluntários do clube.
Parte do Pavilhão das Flores foi liberada para servir como área de armazenamento onde todos os materiais do evento foram arrumados pela manhã. Lá também foram guardadas as 390 sacolinhas com os presentes de boas-vindas, todas as mesas, guarda-sóis, bebidas, etc.
A VW Classic chegou com um impressionante caminhão-cegonha na tarde de sexta-feira, trazendo os cinco veículos para abrilhantar encontro. Estes veículos raros foram um destaque para o público que estava a visitar a Mostra Nacional de Jardinagem.
Em outra parte do Pavilhão das Flores foi montada a exposição especial: “Lookbook no. 3. Volkswagen Artwork por Klaus Trommer”, onde os quadros foram colocados sobre cavaletes, alguns construídos pelo pessoal do Orgateam.
Outros colegas assumiram a limpeza das áreas de exposição e a marcação das áreas de estacionamento no gramado com spray de giz. Para tanto foi feito um planimétrico da área verde com a definição das vagas que foram marcadas com cruzes pintadas com spray de giz. Também foi feita a cuidadosa distribuição dos carros inscritos nas vagas.
Nas fotos acima se pode ver o trabalho de demarcação, para o qual foi feita uma demarcação dos eixos de colocação dos carros, depois o posicionamento foi feito com cruzes pintada com spray de giz e uma chapelona de cartolina. Nas duas últimas fotos é possível der a disposição dos carros respeitando as cruzes de demarcação.
Tudo isto feito, e o evento devidamente preparado, o Orgateam pôde voltar satisfeito, juntamente com os colegas voluntários, à noite para o hotel.
Aqui termina a primeira parte deste trabalho que continuará na semana que vem com várias surpresas muito interessantes na Parte 2 desta matéria.
AG
